ความรู้ที่ใช่ สำคัญกว่าปริมาณ: ยกระดับ KM สู่การสร้างมูลค่าองค์กร
ในกระบวนการบริหารจัดการความรู้ (Knowledge Management หรือ KM) ขององค์กร สิ่งหนึ่งที่ผู้เขียนมักพบจุดที่เป็นปัญหา คือการที่ผู้เกี่ยวข้องนำความรู้ทั่วไป หรือบทความทั่วไป หรือข้อมูลจากงานวิจัยภายนอกที่สามารถสืบค้นได้ง่ายมาจัดเก็บเป็นองค์ความรู้ขององค์กร ซึ่งทำให้ฐานข้อมูลมีข้อมูลซ้ำซ้อน ลดคุณค่า และทำให้การค้นหาความรู้ที่มีประโยชน์เป็นไปได้ยากขึ้น
สาเหตุสำคัญของปัญหานี้ ผู้เขียนคาดเองว่าน่าจะมาจากการขาดความเข้าใจในเรื่องนิยามและขอบเขตของ "องค์ความรู้ขององค์กร" โดยความรู้ที่ควรถูกจัดเก็บและจัดการ ควรเป็นความรู้ที่เฉพาะเจาะจง (Unique Knowledge) มีความเกี่ยวข้องกับงานขององค์กรโดยตรง และมีศักยภาพในการสร้างคุณค่าต่อกระบวนการทำงาน
การนำข้อมูลทั่วไปที่พบได้ง่ายจากแหล่งภายนอก เช่น งานวิจัยที่ไม่มีการปรับบริบทหรือบทความทั่วไปจากอินเทอร์เน็ต เข้ามาจัดเก็บเป็นความรู้ขององค์กร จะส่งผลกระทบในหลายด้าน เช่น
-
ความซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้เกิดความสับสนในการค้นหา
-
ความน่าเชื่อถือของฐานความรู้ลดลง เนื่องจากขาดความเฉพาะเจาะจงต่อบริบทองค์กร
-
สิ้นเปลืองทรัพยากรทั้งด้านเวลา ค่าใช้จ่าย และพื้นที่จัดเก็บ
องค์กรจึงควรมีแนวทางและมาตรฐานในการจัดเก็บองค์ความรู้ โดยเฉพาะการกำหนดเกณฑ์คุณภาพ (Knowledge Quality Criteria) และการสร้างระบบคัดกรองความรู้ที่เข้มงวด โดยเน้นเก็บเฉพาะข้อมูลที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง สอดคล้องกับบริบทขององค์กร และมีคุณค่าสูงต่อการดำเนินงาน
Knowledge Quality Criteria ควรประกอบด้วยเกณฑ์หลักดังนี้:
ความถูกต้อง (Accuracy) - ข้อมูลต้องถูกต้องตามหลักวิชาการ มีการอ้างอิงแหล่งที่มาอย่างชัดเจน และผ่านการตรวจสอบแล้ว
ความเกี่ยวข้อง (Relevance) - ข้อมูลต้องมีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับกระบวนการทำงานหรือเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
ความทันสมัย (Currency) - ข้อมูลต้องทันสมัยและมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความชัดเจนและเข้าใจง่าย (Clarity and Understandability) - ข้อมูลต้องถูกนำเสนอในรูปแบบที่ชัดเจน เข้าใจง่าย และเหมาะสมกับผู้ใช้งาน
การใช้งานได้จริง (Applicability) - ข้อมูลต้องสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้จริงในการทำงาน สร้างประโยชน์และผลกระทบที่ชัดเจนต่อองค์กร
ความเฉพาะเจาะจง (Specificity) - ข้อมูลต้องมีลักษณะเฉพาะที่ไม่สามารถพบได้ง่ายจากแหล่งภายนอกทั่วไป หรือผ่านการปรับบริบทให้เหมาะสมกับองค์กร
แนวทางแก้ไขปัญหา มีดังนี้:
-
กำหนดนิยามและขอบเขตขององค์ความรู้ ว่าความรู้ประเภทไหนที่ควรจัดเก็บไว้ในระบบ KM ขององค์กร
-
จัดตั้งทีมงาน (ที่เข้าใจเรื่อง KM) เพื่อคัดกรอง ตรวจสอบ และรับรองคุณภาพของความรู้ก่อนนำเข้าสู่ระบบ
-
จัดอบรมและสร้างความตระหนักให้กับพนักงานเกี่ยวกับหลักการจัดเก็บความรู้ที่มีคุณภาพ
-
ใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการจัดเก็บและคัดกรองข้อมูล เพื่อลดการจัดเก็บข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
-
สร้างแรงจูงใจให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแบ่งปันความรู้ที่มีคุณค่าและประสบการณ์ที่สามารถนำไปใช้จริงได้ เช่น การยกย่องชมเชย หรือการให้รางวัล
นอกจากนี้ ผู้เขียนยังเห็นว่าองค์กรควรส่งเสริมการมีส่วนร่วมของบุคลากรภายใน เพื่อกระตุ้นการแบ่งปันความรู้ที่มีคุณค่าและใช้งานได้จริง เช่น Best Practices, Lessons Learned หรือองค์ความรู้เฉพาะทางที่ได้จากประสบการณ์ตรง ซึ่งจะช่วยให้ระบบ KM ขององค์กรมีประสิทธิภาพ สามารถนำไปใช้ในการสร้างประโยชน์ต่อองค์กรได้อย่างแท้จริงในระยะยาว
ข้อเสนอแนะเชิงกลยุทธ์
องค์กรควรนำหลักการ KM ไปผนวกเข้ากับกลยุทธ์การดำเนินงาน โดยเชื่อมโยงการจัดการความรู้กับเป้าหมายเชิงธุรกิจที่สำคัญ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน การลดต้นทุน และการส่งเสริมนวัตกรรมในองค์กร ทั้งนี้ ควรมีการติดตาม ประเมินผลอย่างต่อเนื่อง และปรับปรุงกลยุทธ์ KM อยู่เสมอ เพื่อให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว
Comments
Post a Comment