ความรู้มีกี่แบบ? เจาะลึกชนิดความรู้ที่ KM ต้องรู้
ต่อเนื่องจากบทความ: “ความรู้ที่ใช่ สำคัญกว่าปริมาณ: ยกระดับ KM สู่การสร้างมูลค่าองค์กร”
ในโลกของการทำงานที่เต็มไปด้วยการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขัน ความรู้กลายเป็นทรัพยากรเชิงกลยุทธ์ที่มีค่าที่สุดองค์กรหนึ่งจะมีได้ การจัดการความรู้ (Knowledge Management – KM) จึงไม่ใช่แค่เรื่องของเอกสารหรือเทคโนโลยี แต่คือเรื่องของการรู้จักเลือกเก็บ "ความรู้ที่ใช่" อย่างแท้จริง
บทความนี้จึงต่อยอดจากแนวคิดข้างต้น ที่ผู้เขียนตั้งใจจะมุ่งเน้นให้เห็นชัดเจนว่า "ความรู้แบบไหน" ที่ควรจัดเก็บไว้ในระบบ KM ขององค์กร เพื่อให้เกิดการนำไปใช้ที่มีประสิทธิภาพ เกิดการถ่ายทอดต่อ และสร้างมูลค่าได้จริงในระยะยาว
เข้าใจพื้นฐาน: องค์ความรู้ในระบบ KM
ระบบการจัดการความรู้ที่ดี ไม่ได้จำกัดเฉพาะการเก็บข้อมูลหรือสารสนเทศ แต่ต้องรวมถึงความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล และที่แทรกซึมอยู่ในกระบวนการทำงานด้วย หัวใจสำคัญของ KM จึงอยู่ที่ "การเข้าใจประเภทของความรู้" และเลือกจัดการในรูปแบบที่เหมาะสมกับแต่ละประเภท
ประเภทหลักของความรู้
1. ความรู้ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge)
ความรู้ที่สามารถอธิบาย ถ่ายทอด และจัดเก็บได้ง่าย เป็นความรู้ที่เกิดจากการกลั่นกรองข้อมูลผ่านกระบวนการจัดระเบียบ (Organized), โครงสร้าง (Structured) และการตีความ (Interpreted) จนกลายเป็นสารสนเทศที่นำไปใช้ได้
ลักษณะสำคัญ:
เป็นระบบ
บันทึกและเข้าถึงได้ง่าย
สื่อสารได้ชัดเจน
ตัวอย่างความรู้ที่ควรจัดเก็บ:
คู่มือปฏิบัติงาน (Manuals), นโยบาย (Policies), ระเบียบปฏิบัติ (Procedures)
รายงานการวิจัย, ฐานข้อมูล, บทความวิชาการ, สิทธิบัตร (ที่เป็นขององค์กร)
บทเรียน, FAQs, แนวทางปฏิบัติที่บันทึกไว้ (Best Practices), คู่มือผู้ใช้
แผนภาพเทคนิค, เอกสารคุณภาพ
ประโยชน์ของการจัดเก็บ:
พัฒนาประสิทธิภาพ
ลดข้อผิดพลาดและความซ้ำซ้อน
ทำให้ความรู้เข้าถึงและนำไปใช้งานได้ง่าย
แนวทางการถ่ายทอด:
แปลงจากเอกสารเป็นระบบดิจิทัล (Explicit-to-Explicit)
ถ่ายทอดเพื่อให้เกิดทักษะ (Explicit-to-Tacit)
2. ความรู้แบบฝังลึก (Tacit Knowledge)
คือความรู้ที่ซ่อนอยู่ในตัวบุคคล มักเป็นผลจากประสบการณ์ตรง ความเข้าใจลึก และการฝึกฝนยาวนาน ซึ่งยากต่อการถ่ายทอดด้วยคำพูดหรือเอกสาร
ลักษณะสำคัญ:
อยู่ในบริบทเฉพาะบุคคล
ไม่สามารถแปลงเป็นรหัสหรือลายลักษณ์อักษรได้ง่าย
มักเป็น "ความรู้เชิงสัญชาตญาณ" หรือ "Know-how"
ตัวอย่าง:
ทักษะในการเจรจา
การตัดสินใจอย่างแม่นยำภายใต้เวลาอันจำกัด
ความเชี่ยวชาญของนักวิชาการหรือวิศวกรอาวุโส
การเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรอย่างลึกซึ้ง
ความท้าทาย:
หากไม่มีการถ่ายทอด ความรู้จะสูญหายเมื่อบุคลากรลาออก
บทบาทของ KM:
ใช้เครื่องมือสร้างพื้นที่ถ่ายทอด: ฟอรัม, Q&A, การแท็กผู้เชี่ยวชาญ (SMEs: Subject Matter Experts), การบันทึกบทเรียน (Lessons Learned)
ทำ Knowledge Mapping เพื่อค้นหาว่าความรู้ฝังลึกอยู่ที่ใคร/ที่ใด
เน้นกระบวนการและวัฒนธรรมองค์กรควบคู่กับเทคโนโลยี
3. ความรู้โดยนัย (Implicit Knowledge)
เป็นความรู้ที่เกิดจากการประยุกต์ใช้ความรู้ชัดแจ้ง แต่ยังไม่ถูกถ่ายทอดหรือบันทึกไว้อย่างเป็นทางการ
ลักษณะสำคัญ:
แบ่งปันกันผ่านการทำงานร่วมกันแบบไม่เป็นทางการ
มักพบในลักษณะ Best Practices ที่ยังไม่ได้จัดระบบ
ตัวอย่าง:
วิธีแก้ปัญหาที่เป็นที่ยอมรับในทีม
แนวทางการจัดการความขัดแย้งที่ใช้ได้ผลจากประสบการณ์
ความท้าทาย:
จับภาพและถ่ายทอดยาก
บทบาทของ KM:
สร้างระบบที่ช่วยบันทึกสิ่งที่ไม่เคยถูกเขียนไว้
สนับสนุนช่องทางการแบ่งปันแบบไม่เป็นทางการ เช่น บันทึกการสนทนา การจัดวงพูดคุย
ชนิดของความรู้อื่น ๆ ที่ควรจัดเก็บ
นอกจากประเภทหลักทั้งสามแล้ว องค์กรยังควรให้ความสำคัญกับความรู้หลากหลายมิติ เช่น:
Descriptive Knowledge: ความเข้าใจว่าสิ่งใดคืออะไร เช่น โครงสร้างองค์กร
Procedural Knowledge: วิธีการทำสิ่งต่าง ๆ เช่น ขั้นตอนการซ่อมอุปกรณ์
Domain Knowledge: ความรู้เฉพาะสาขา เช่น กฎหมายสิ่งแวดล้อม, ระบบโครงสร้าง
Conditional Knowledge: รู้ว่าเมื่อใดและทำไมต้องใช้ข้อมูลหรือทักษะ
Conceptual Knowledge: แนวคิดเชิงทฤษฎี ความสัมพันธ์ขององค์ความรู้ต่าง ๆ
ทั้งหมดนี้ล้วนจัดเป็น "สินทรัพย์ทางความรู้ (Knowledge Assets)" ที่ควรถูกบันทึกและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ระบบ KM ที่ดีต้องตอบโจทย์ความรู้ที่หลากหลาย
KM ที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถ:
จัดการกับความรู้ชัดแจ้ง
ฐานข้อมูลที่เป็นระบบ
ค้นหาง่าย ใช้งานง่าย มีมาตรฐาน
ถ่ายทอดความรู้แบบฝังลึกและโดยนัย
ใช้เครื่องมือและช่องทางที่เหมาะสม เช่น แพลตฟอร์มสนทนา การจัดประชุมแบบ Story Sharing
คัดกรองคุณภาพความรู้ที่จัดเก็บ
ความรู้ต้องถูกต้อง สมบูรณ์ ทันสมัย ใช้งานได้จริง
มีระบบทบทวนและปรับปรุงเนื้อหา (Curation)
สร้างวัฒนธรรมแห่งการแบ่งปัน
KM ไม่ได้เกิดจากระบบเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจาก "ใจที่อยากแบ่งปัน" ด้วย
สรุป
การเข้าใจประเภทและชนิดของความรู้ที่ควรจัดเก็บในระบบ KM คือจุดเริ่มต้นที่สำคัญขององค์กร หากทำได้ดี จะช่วยลดการสูญเสียความรู้ สร้างการเรียนรู้ร่วม และผลักดันให้องค์กรมีความสามารถในการแข่งขันอย่างยั่งยืน
รายการอ้างอิงที่สำคัญ
Alavi, M., and Leidner, D. E. (2001). Review: Knowledge Management and Knowledge Management Systems: Conceptual Foundations and Research Issues. MIS Quarterly, 25(1), 107-136. - เป็นบทความทบทวนที่ให้รากฐานแนวคิดเกี่ยวกับ KM และ KMS รวมถึงประเด็นการวิจัยที่สำคัญ
Nonaka, I., and Takeuchi, H. (1995). The Knowledge-Creating Company. Oxford University Press. - เป็นงานศึกษาพื้นฐานที่นำเสนอแนวคิดเรื่องความรู้ชัดแจ้ง (Explicit) และความรู้แบบฝังลึก (Tacit) รวมถึงกระบวนการสร้างความรู้ (Knowledge Spiral)
Rao, L., and Bryson, K. M. O. (2007). Towards defining dimensions of knowledge systems quality. Expert Systems with Applications, 33, 368-378. - นำเสนอแนวคิดเกี่ยวกับมิติของคุณภาพระบบความรู้ในระดับต่างๆ ซึ่งเป็นพื้นฐานในการกำหนดคุณลักษณะของคุณภาพความรู้ในบทความ "Evaluating Knowledge Quality in Knowledge Management Systems"
Chakrabarti, D., Arora, M., & Sharma, P. (2018). Evaluating Knowledge Quality in Knowledge Management Systems. Journal of Statistics Applications & Probability, 7(1), 99-110. - บทความหลักจากที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้ ซึ่งสำรวจความสัมพันธ์ระหว่าง KM และ QM นำเสนอแบบจำลองลำดับชั้นของคุณภาพความรู้ และใช้ AHP ในการประเมินความสำคัญขององค์ประกอบต่างๆ
การจัดการความรู้ (KM). (2021). สินทรัพย์ทางความรู้ (Knowledge Assets). - ให้คำนิยามของสินทรัพย์ทางความรู้และยกตัวอย่างสิ่งที่ถือเป็นสินทรัพย์ทางความรู้ในบริบทขององค์กร ซึ่งเกี่ยวข้องโดยตรงกับสิ่งที่ควรจัดเก็บในระบบ KM
Comments
Post a Comment